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Guía · Gestión del estudio
Cómo descargar los comprobantes de ARCA de todos los clientes del estudio
ARCA no ofrece una descarga única para todos los clientes de un estudio: cada cliente y cada servicio se consulta por separado. Dónde está cada comprobante, cómo ordenar los accesos y una rutina mensual para no perder ninguno.
- Compras y ventas comunes se traen desde el Portal IVA o Mis Comprobantes.
- Granos, hacienda y leche tienen servicios propios y se descargan aparte, liquidación por liquidación.
- Lo recomendable es que cada cliente delegue los servicios al estudio desde el Administrador de Relaciones de Clave Fiscal.
- Una planilla de control por cliente y por servicio evita que un comprobante quede sin registrar.
Por qué no hay una descarga masiva
En ARCA cada consulta se hace en nombre de un contribuyente. Un estudio con 50 clientes que tienen compras, ventas y actividad agropecuaria hace todos los meses cientos de consultas: un cliente, un servicio y un período por vez.
Ordenar dónde está cada comprobante y quién tiene acceso a cada servicio es lo que más tiempo ahorra.
1. Ordenar los accesos: delegación de servicios
La forma prevista por ARCA para que el estudio opere en nombre del cliente es la delegación de servicios. El cliente entra con su clave fiscal al Administrador de Relaciones de Clave Fiscal, crea una nueva relación, elige el servicio y lo delega a la CUIT del contador o del estudio.
- Se necesita clave fiscal nivel 3 o superior.
- La delegación es por servicio: Portal IVA, Mis Comprobantes, Liquidación Primaria de Granos y Comprobantes en línea se delegan por separado.
- El cliente puede revocarla en cualquier momento.
Conviene llevar un registro de qué servicios tiene delegados cada cliente. Cuando un servicio no aparece, casi siempre es porque falta esa delegación.
2. Dónde está cada comprobante
| Comprobantes | Servicio de ARCA | Dónde buscarlos |
|---|---|---|
| Compras y ventas | Portal IVA | Registración del período → Libro Ventas o Libro Compras → Importar → Importar desde ARCA. Después se exporta en CSV. |
| Compras y ventas | Mis Comprobantes | Emitidos o Recibidos, filtrando por fecha. Exporta a Excel o CSV. |
| Liquidaciones de granos | Liquidación Primaria de Granos | Liquidación Primaria de Granos → Consulta Liquidaciones Recibidas, con las fechas del mes. |
| Certificados de depósito de granos | Liquidación Primaria de Granos | Certificación Electrónica de Granos → Consulta de Certificados de Depósito, tipo de consulta “como Depositante”. |
| Hacienda | Comprobantes en línea | Hacienda y Carne – Liquidación Electrónica → Consulta y ajuste de liquidaciones, por emisor y por receptor. |
| Leche | Comprobantes en línea | Lechería – Liquidación Electrónica → Consultar Liquidación Mensual Única Comercial e Impositiva. |
3. Los errores más comunes
Consultar “emitidas” en lugar de “recibidas”
En granos, el productor recibe la liquidación que emite el comprador o el acopiador. Si se consulta “Emitidas”, la lista sale vacía y parece que el cliente no vendió.
No elegir el tipo de consulta en certificados
En la consulta de certificados de depósito, si no se elige “Certificados como Depositante”, no aparece ningún resultado.
Mirar hacienda de un solo lado
En hacienda hay que consultar por emisor (las liquidaciones que hizo el cliente) y por receptor (las que le hicieron otros, por ejemplo un remate o consignatario). El título del comprobante indica qué es: liquidación de venta directa (190), cuenta de venta y líquido producto (180) o liquidación de compra (183).
Buscar la leche demasiado pronto
La liquidación mensual de leche la emite la usina después de cerrar el mes. En la práctica suele aparecer durante la segunda semana del mes siguiente. Además de la liquidación, puede haber una nota de débito o de crédito del mismo período.
Duplicar comprobantes al reimportar
Si se importa dos veces el mismo período en el Portal IVA, el sistema pregunta qué hacer con los duplicados. Elegir conservar el comprobante ya incluido evita cargar dos veces la misma factura.
Consultas demasiado grandes
Mis Comprobantes permite consultar períodos de hasta 365 días, pero en clientes con mucho movimiento conviene consultar mes por mes. Es más fácil de controlar y evita que la exportación falle.
4. Una rutina mensual que no deja huecos
- Planilla de control: una fila por cliente y una columna por servicio, con la fecha de descarga, la cantidad de comprobantes y el total.
- Orden fijo: primero compras y ventas, después granos, hacienda y leche, según la actividad del cliente.
- Sin movimiento también se anota: “consultado, sin comprobantes” no es lo mismo que “pendiente”.
- Control contra lo registrado: cantidad y total de lo descargado contra lo registrado en el sistema contable.
- Reconsulta antes del vencimiento: los comprobantes que el proveedor emite tarde aparecen después de la primera descarga.
Y si el estudio tiene muchos clientes
Con decenas de clientes, la descarga manual ocupa días de trabajo cada mes. ARCA también ofrece servicios web para consultar algunos comprobantes desde un sistema, con un certificado digital y los servicios habilitados para cada cliente.
AgentOS hace este recorrido por cada cliente según una agenda por vencimiento: descarga compras y ventas, granos, hacienda y leche, los registra en el sistema contable del estudio y concilia cada período contra ARCA. Si algo no cierra, deriva el caso al equipo con el motivo.
Fuentes
- ARCA · IVA Simple: especificaciones de importación
- Contadores en Red · Mis Comprobantes permite consultar períodos de hasta 365 días
- Delegar servicios de ARCA al contador
Los nombres de menús corresponden a los servicios de ARCA a octubre de 2026 y pueden cambiar.